Domiciliation d'entreprise chez un tiers : les conditions, les avantages et les obligations pour choisir le bon lieu d'activité

La domiciliation d’une entreprise est définie par l’adresse de son siège social, telle qu’elle doit apparaître dans les statuts. C’est une mention obligatoire, qui ne stipule pas uniquement le siège social, mais aussi l’adresse administrative et juridique officielles de l’entreprise dont il est question. Cette domiciliation permet aux fournisseurs, aux administrations et aux clients, d’avoir une adresse fixe afin de pouvoir échanger avec l’entreprise concernée, et elle doit être déterminée préalablement au dépôt d’immatriculation d’entreprise à l‘INPI (Institut National de la Propriété Intellectuelle). Au fil de ce contenu dédié, nous allons revenir sur absolument tout ce qu’il faut savoir sur la Domiciliation d’entreprise en général et chez un tiers, en particulier.

En guise d’introduction à cet article, nous allons commencer par revenir sur les généralités encadrant toute domiciliation d’entreprise, car l’essentiel de ce qui concerne cette formalité sera également valable dans la situation où la domiciliation en question, se fait chez un tiers.

En tout premier lieu, rappelons que toute entreprise légalement constituée doit obligatoirement disposer d’une adresse fiscale. C’est à cette adresse précisément que lui seront adressés tous les documents administratifs essentiels à son bon fonctionnement.

En parallèle, selon l’article L123-11 du Code du Commerce, lorsque vous créez une entreprise, il est tout aussi obligatoire de fournir une adresse pour le siège social. Cette domiciliation dite administrative est impérative pour plusieurs raisons, que nous allons vous énumérer ci-après, et qui reposent sur le fait que le siège social fixe ou désigne : 

• La nationalité de la société (et par extension le cadre de loi qui lui est applicable). 
• La compétence juridictionnelle, en cas de litige par exemple. 
• La zone géographique à l’intérieur de laquelle les formalités de publicité doivent être effectuées (c’est- à-dire les journaux d’annonces légales, aussi appelés JAL, et dans lesquels il est possible de faire paraître l’annonce de constitution de l’entreprise).

Pour votre information : il faut savoir que s’il est effectivement possible de modifier l’adresse du siège social en cours d’exercice, cela passe par une modification des statuts de la société sur le portail de l’INPI (sigle mis pour Institut National de la Propriété Intellectuelle).

Pour être tout à fait complet et causer à absolument tous les entrepreneurs, il faut bien préciser que la domiciliation d’une société, et la domiciliation d’une entreprise individuelle sont 2 démarches qui sont sensiblement les mêmes et qui ont aussi les mêmes motivations et intérêts.

Domicilier une entreprise, cela revient à lui fournir ce que l’on appelle un siège social, c’est-à-dire une adresse qui va apparaître sur tous les documents en lien avec la société (que ce soient ses statuts, les factures fournisseurs ou clients, les contrats, les formalités et toutes les déclarations qui la concernent, etc.). Pour faire simple, considérez que c’est là que vos clients, vos fournisseurs, vos partenaires, ainsi que tous les acteurs administratifs (publics et privés) vous feront parvenir votre courrier. 

Pour information, sachez que si vous avez un site internet, l’adresse électronique de cette dernière doit obligatoirement faire partie des mentions inscrites sur la domiciliation, ainsi que le business plan.

Maintenant que nous avons clarifié l’ensemble de ces éléments plutôt génériques, nous allons entrer dans le cœur du sujet et dans des considérations un peu plus techniques et poussées, si vous le voulez bien… Dans une première partie, nous traiterons de toutes les différentes options qui s’offrent à vous pour domicilier votre entreprise chez un tiers, car elles sont nombreuses, puis dans un second temps, nous nous pencherons sur les avantages et les inconvénients d’une telle pratique, sous la forme d’une synthèse aussi concise et aussi claire que possible.

Une fois que vous aurez parcouru toutes ces informations, alors vous serez tout à fait capables de savoir ce qui est le mieux pour vous, pour votre société, et pour son activité.

Domicilier son entreprise chez un tiers, oui, mais où précisément ? 

Dans un cabinet de domiciliation

Un cabinet de domiciliation, que l’on appelle aussi une société de domiciliation, est un centre d'affaires dont le rôle est de fournir une adresse à plusieurs entreprises. Afin de pouvoir faire cela, il se doit de posséder un agrément préfectoral, ce qui garantit à la fois le caractère officiel, le sérieux et la qualité de ses services.

Outre le fait qu’il fournisse une adresse, le cabinet de domiciliation gère par ailleurs les tâches administratives qui sont relatives au siège social.

D’une manière générale, les services proposés sont “à la carte”, comme on dit dans le jargon, si bien qu’il vous reviendra de choisir celles qui vous conviennent le mieux. En fonction des cas, vous aurez accès à certaines, ou à toutes les prestations suivantes :

• La gestion du courrier (le courrier papier, et le courrier électronique sous certaines conditions à définir) : la réception, la réexpédition, la numérisation. 
• La tenue du standard téléphonique. 
• L’accès à des espaces de travail dédiés : que ce soient des bureaux, des espaces de réunions ou de coworking, etc. 
• L’accès à du matériel de bureautique adapté (des photocopieurs, des imprimantes 3D ou non, des téléphones, des tablettes, etc.) 
• La rédaction des factures ou encore des devis, etc. 
• Il existe même des cabinets qui proposent une assistance juridique (par téléphone ou en réel en fonction de la situation), afin que les entrepreneurs qui sont dans le besoin trouvent dans les meilleurs délais une solution pérenne à leurs problèmes.

 D’une certaine manière, on peut considérer que de faire appel à un cabinet de domiciliation, c’est une façon très pratique de déléguer la gestion du siège social à un fournisseur de services dont c’est le métier. En outre, cela permet aussi, très souvent, d’afficher un siège social dans un quartier particulièrement prestigieux, ce qui n’est pas anodin d’un point de vue commercial, et peut effectivement valoir une bonne presse et de bons points à votre entreprise, à priori. 

Le chemin à suivre pour passer par un cabinet de domiciliation :

• Pour commencer, vous allez devoir choisir le cabinet qui vous “prêtera” son adresse. Afin de faciliter les échanges, nous vous conseillons de vous rapprocher du syndicat des cabinets de domiciliation (faites une recherche avec le mot-clef : Synaphe), qui vous fournira une liste des centres d'affaires officiellement reconnus et opérationnels. Vous trouverez aussi sur leur site internet, une liste de l’ensemble des cabinets adhérents (le classement de ces derniers étant fait en fonction du nom, de la ville ou du département). 
• Une fois que votre choix est fait, vous allez pouvoir signer le contrat de domiciliation, qui doit être d'une durée de 3 mois minimum. 
• Enfin, vous pourrez ensuite immatriculer votre entreprise auprès du registre national des entreprises (souvent désigné par le sigle RNE).

Il est important de savoir qu’en cas de changement s’agissant de la vie de votre entreprise, alors vous devrez obligatoirement en informer le cabinet d domiciliation. 

Le coworking, ou la colocation d’entreprise, et la pépinière d’entreprise, ou incubatrice d’entreprise

Le coworking, que l’on appelle aussi colocation d’entreprise, est une solution de domiciliation qui est particulièrement prisée des jeunes entrepreneurs, et qui rencontre un succès grandissant ces dernières années. Ce concept malin permet de partager un local professionnel entre plusieurs entreprises ; chacun établira son siège social à la même adresse, et l’objectif corrélé est aussi de faire naître une petite synergie entre tous ! Ce choix peut s'appliquer à tous les types d'activités (que ce soit une activité commerciale, artisanale ou libérale).

Attention cependant, car ces espaces ne possèdent pas d’agrément préfectoral et il ne s’agit pas d’un service à proprement parler... L’accord lie des entrepreneurs qui s’arrangent entre eux afin de dénicher, puis d’exploiter un local en commun.

Voici les principaux avantages de la solution de coworking :

• D'autres professionnels sont au contact, si bien que vous pourrez échanger avec eux, et parfois même faire naître des courants d’affaires. 
• Le partage de certains équipements et de leurs coûts (les imprimantes, la connexion Internet, les machines à café, etc.) 
• Certaines prestations sont payantes, et vous pourrez choisir celles qui vous vont le mieux, individuellement. 
• Nul besoin de fournir de droit au bail ou de dépôt de garantie, ce qui n’est pas négligeable ! 

Remarque : nous ne saurions trop vous conseiller de bien vous renseigner avant de rejoindre un espace de coworking. En effet, si tout type d’activité est, par principe, possible dans ce type de locaux, il faut savoir que certains restreignent par exemple les activités de stockage ou la réception de la clientèle.

La pépinière d’entreprise (que l’on appelle aussi incubatrice d’entreprises dans le jargon...) est également une formule qui connaît un essor formidable, notamment auprès des entrepreneurs de dernière génération. Pour le dire de la manière la plus simple possible, et sans entrer dans le détail, considérez que c’est une structure d’hébergement et d’accompagnement pour les jeunes entreprises. 

Pour celles et ceux que cela intéresse, sachez qu’il est possible d’intégrer une pépinière d’entreprises à différents stades de votre projet : 

• Dès le début de la phase de concrétisation de votre idée : c’est ce que l’on appelle la phase d'incubation. 
• Au cours de la phase d'étude de marché et du business plan. 
• Au cours de la phase de création, au moment où votre société sera sur le point d'être immatriculée au registre national des entreprises. 

Si le succès des pépinières ne se dément pas, cela s’explique assez facilement, car ce type de structure permet de bénéficier de différents avantages : 

• Une adresse pour le siège social. 
• Un local professionnel qui permet d’accueillir son ou ses activités. 
• Un accompagnement au démarrage de l’entreprise. 
• Différents services, dont le secrétariat (pour l’accueil téléphonique, etc.), certains équipements partagés (les imprimantes, les photocopieurs, l’accès Internet, etc.), un accompagnement personnalisé, un réseau de partenaires, des formations ou des conférences, de la documentation spécifique... 
• Concernant cette solution, il faut savoir qu’elle n’est envisageable que dans la mesure où votre société a reçu son immatriculation récemment (un maximum de 6 mois si vous souhaitez incorporer une pépinière d’entreprises…), et par ailleurs, il faut aussi savoir que la durée du contrat de location ne pourra pas dépasser 48 mois, soit 4 ans maximum. Ces dernières informations ne sont pas anodines, et doivent vous signifier qu’il faudra tôt ou tard procéder à une modification des statuts de votre société, car un transfert de siège social doit avoir lieu à l’issue de cette période autorisée ! 

Que vous souhaitiez passer par du Coworking ou par une pépinière d’entreprises, les démarches pour postuler sont très proches et se déroulent le plus souvent de la manière suivante : 

• Si le dossier que vous avez constitué est sélectionné, alors vous devrez la plupart du temps présenter votre projet devant un comité garant du recrutement pour le coworking ou la pépinière en question (un comité souvent composé en partie par des entrepreneurs qui sont eux aussi inclus dans le projet). 
• Si votre projet est accepté, vous recevrez un agrément. 
• Vous signerez alors une convention et un contrat de bail de courte durée.

Dans un local dédié

Afin d’exercer une activité commerciale ou artisanale, vous pouvez tout aussi bien choisir de louer un local et d'en faire votre adresse professionnelle. Dans ce cas précis, le bail commercial est alors le contrat de location qui vous permet d'exploiter le local pour votre activité.

Pour vous donner une idée, d’une manière générale, il est conseillé d'avoir un loyer annuel qui se chiffre à hauteur de 8 % maximum de votre chiffre d'affaires hors taxe ; au-delà, c’est une prise de risque non négligeable qu’il faut bien mesurer.

Voici à présent l’ensemble des principaux critères qui vont entrer dans le choix de l’emplacement du dit local : 

• Il faut tenir compte de l’environnement commercial immédiat : pour faire simple, c’est statistique, plus votre local sera entouré d'autres commerces, plus il y aura de clients potentiels. 
• Il faut aussi tenir compte de la nature des commerces environnants : pour faire clair, comprenez qu’une artère commerciale dédiée aux commerces "de bouche" (c’est à dire des boutiques et des magasins d’alimentation) sera par la force des choses bien moins fréquentée l'après-midi. 
• Il faut aussi prendre en considération l’accès à votre local : la largeur du trottoir, la proximité de places de parking, les accès aux personnes handicapées, le sens de circulation, la rue est-elle piétonne, etc. 
• Il faut aussi, bien entendu, tenir compte de la visibilité du local en question : y a-t-il des obstacles (comme du mobilier urbain par exemple, etc.) qui entravent la vue du lieu, la vitrine est-elle bien visible depuis le trottoir, etc.

La domiciliation chez un tiers proche

Qu’on se le dise, l’avantage le plus important sera d’ordre financier. En effet, en se domiciliant chez un tiers proche, l’entrepreneur économisera l’ensemble des charges locatives, dans la mesure où généralement, en raison de liens personnels (des liens amicaux ou des liens familiaux), aucun loyer ne lui sera réclamé, et si un loyer lui est demandé, généralement son montant est inférieur au montant du marché locatif professionnel en cours. 

En outre, notez que le recours au loyer présente un avantage non négligeable d’ordre fiscal. En effet, lorsqu’un contrat de bail est signé et que le tiers déclare les sommes perçues, alors l’entreprise peut bénéficier de certains avantages fiscaux. 

Les avantages et les inconvénients de la domiciliation d’entreprise chez un tiers

Les espaces de Coworking : 

Avantages :

• L’échange rendu possible avec tout un tas d’autres entrepreneurs, et toute la synergie et le dynamisme susceptible d’en découler. 
• La mise à disposition de divers équipements en commun, ce qui réduit les coûts pour chacun. 
• La mise à disposition de divers services payants, dont certains vont pouvoir être partagés pour en réduire les coûts. 
• Aucun besoin de droit de bail ou bien de dépôt de garantie.

Inconvénients :

• Il vous sera impossible de stocker de la marchandise (tout du moins en grande quantité).
• Il vous sera également impossible de recevoir la clientèle sur place, car le cadre n’est tout simplement pas fait pour cela. 

Les pépinières d’entreprise : 

Avantages :

• Là encore, l’échange rendu possible avec tout un panel d’autres entrepreneurs, une synergie, un dynamisme susceptible d’en découler, et pourquoi pas aussi quelques courants d’affaires.
• La mise à disposition d’un accompagnement personnalisé et de locaux souvent très bien adaptés. 
• La mise à disposition de divers services payants, dont certains vont pouvoir être partagés pour en réduire les coûts.

Inconvénients : 

• Le premier des inconvénients de ce type de structure, c’est que le nombre de places y est très limité. 
• La durée de l’hébergement culmine à 48 mois maximum, au-delà, il faudra déménager et trouver un autre local.

Les sociétés de domiciliation : 

Avantages : 

• Très souvent, bien que ce ne soit pas systématique, l’adresse de ce type de société est prestigieuse, et de ce fait, le prestige rejaillit sur votre entreprise, qui exhibe une adresse de siège social très attrayante, ce qui est bon pour l’image de marque. 
• Ce type d’entreprise vous garantit une discrétion absolue, une confidentialité totale, et une sécurité sans la moindre faille. 
• Généralement, et contrairement à certaines idées reçues, cette solution revient relativement peu cher, mais en contrepartie, vous n’avez pas de local à proprement parler.
• Cette solution offre vraiment la capacité aux entrepreneurs de cloisonner leur vie professionnelle et leur vie personnelle, ce qui n’a pas de prix, et n’est tout simplement pas négociable pour certains.
• La mise à disposition de divers services payants, dont certains vont s’avérer extrêmement utiles et efficaces afin de vous faire gagner du temps.

Inconvénients :

• Comme nous l’avons dit plus tôt, la société de domiciliation ne met pas de volume ou d’espace de rangement ou d’accueil à disposition, car ce n’est pas son métier. 
• Le coût est certes relativement modique, mais reste supérieur, bien entendu, à une domiciliation à domicile.

Pour conclure

Vous l’aurez compris à la lecture de notre contenu, la domiciliation chez un tiers présente certains avantages qui ne se démentent pas, et certains inconvénients dont il est important d’avoir conscience afin de ne pas en dresser un tableau faussement positif à tout crin, qui serait trompeur.

Nous avons pris le temps de dresser l’ensemble des atouts et des points faibles que peut valoir la domiciliation d’entreprise chez un tiers, à l’entrepreneur qui choisit cette voie, et il vous appartiendra donc, en votre âme et conscience, de trancher pour ce qui est de votre entreprise à vous, car chaque cas est particulier et mérite d’être étudié de manière individuelle. Nous vous conseillons de compulser certains forums de discussions, sur lesquels de nombreux jeunes entrepreneurs témoignent, parlent de leurs expériences, ou donnent leur point de vue sur le sujet. Il s’avère que très souvent, les chances de réussite d’une activité et d’une entreprise, sont tout simplement proportionnelles à la préparation effectuée en amont, alors faites tout ce qu’il faut pour vous doter des meilleures chances, et ne perdez jamais de vue qu’un entrepreneur averti en vaut deux !