Vous avez engagé des frais dans le cadre de votre mission et ils ne sont pas pris en charge par votre client ? Pas de panique, Embarq est là !
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Votre activité professionnelle implique de nombreux frais. Avec Embarq, vous pouvez déduire ceux qui ne sont pas pris en charge par votre client. Le montant de ces frais professionnels est alors retiré de votre chiffre d’affaires et ajouté à votre salaire net. Ainsi, vous ne payez pas de cotisations sociales sur le montant de ces frais.
Comme un indépendant, les frais utiles au bon déroulement de votre mission sont directement envoyés à votre client pour règlement afin qui vous puissiez percevoir vos remboursements.
Vous avez fait une dépense professionnelle ? Déclarez-la dans votre application Embarq en quelques secondes. Il vous suffit de vous connecter sur votre application et d’importer votre justificatif en prenant votre note de frais en photo.
Notre simulateur calcule en temps réel votre salaire net après frais et cotisations. Vous visualisez immédiatement ce qui vous revient et les avantages du portage pour sécuriser vos revenus.
Si vous souhaitez un bulletin détaillé, laissez-nous vos coordonnées pour que nous puissions vous rappeler.
Exercer en portage salarial en tant que consultant salarié porté implique de nombreuses dépenses liées à la réalisation de vos missions : déplacements, hébergement, repas au restaurant, matériel informatique, logiciel, abonnement téléphonique, frais de bureau ou encore fournitures. Bonne nouvelle : en portage salarial, ces dépenses peuvent être prises en compte dans la gestion de votre activité, et vous permettre d'optimiser votre revenu net de manière concrète et légale.
Ce guide complet vous explique le fonctionnement des frais en portage salarial, comment les déclarer, ce que vous pouvez récupérer et dans quel cadre réglementaire. Que vous soyez consultant indépendant débutant ou freelance expérimenté basé à Paris, Bordeaux ou ailleurs en France, comprendre les règles applicables à vos dépenses professionnelles est essentiel pour maximiser votre rémunération. Contrairement à ce que l'on peut lire sur certains sites, il ne s'agit pas d'un avantage limité à quelques statuts : en portage salarial, tout salarié porté peut en bénéficier, quel que soit son chiffre d'affaires mensuel.
En portage salarial, votre société de portage facture votre client, encaisse le chiffre d'affaires et vous verse un salaire après déduction des charges sociales et des frais de gestion. La déclaration de vos dépenses professionnelles permet d'intervenir en amont de ce calcul pour réduire l'assiette soumise aux cotisations sociales et ainsi augmenter votre revenu net réel. C'est un levier financier concret, avec un effet direct sur votre paiement mensuel. Grâce à ce mécanisme, vous pouvez optimiser les frais liés à votre activité et obtenir un revenu mensuel plus élevé sans payer davantage de cotisations.
L'objectif n'est pas de déduire à tout prix, mais de choisir intelligemment les dépenses à déclarer pour maximiser votre revenu net tout en restant dans les règles légales. La gestion de ces éléments financiers est encadrée par la politique de l'URSSAF et le statut de salarié porté, un statut qui, contrairement à celui d'auto-entrepreneur, permet une véritable optimisation fiscale des dépenses professionnelles.
Concrètement, chaque euro de dépense professionnelle correctement déclarée est soit remboursé directement par votre client (frais refacturables), soit déduit de votre chiffre d'affaires avant le calcul des charges (dépenses déductibles). Dans les deux cas, le résultat est le même : vous ne payez pas de cotisations sociales sur ces montants, ce qui améliore directement votre salaire net mensuel.
Pour calculer l'impact réel sur votre rémunération, utilisez le simulateur de revenu Embarq, qui intègre vos frais dans le calcul de votre salaire brut et net.
Il est important de distinguer deux catégories de dépenses, car elles ne fonctionnent pas de la même manière et ne sont pas soumises aux mêmes règles.
Les frais refacturables correspondent aux dépenses engagées dans le cadre de votre mission et prévues contractuellement avec votre client. Il peut s'agir, par exemple, de frais de déplacement (train, avion, kilométrique), d'hébergement, de restauration, de matériel spécifique nécessaire à la réalisation de votre prestation ou encore de frais de communication liés à votre mission.
Ces dépenses sont directement refacturées au client par votre société de portage, en plus de votre TJM. Une fois réglées, elles vous sont reversées intégralement. Ce mécanisme permet de ne pas impacter votre rémunération : la dépense est avancée par vous, puis prise en charge par votre client.
Exemple : vous effectuez un trajet Paris–Bordeaux pour rencontrer votre client, pour un coût total de 120 €. Si ce déplacement est prévu dans votre contrat de prestation, votre société de portage le refacture directement au client et vous le rembourse. Ce montant n'est soumis à aucune cotisation sociale.
Pour que ces dépenses soient correctement prises en charge, il est indispensable de les prévoir en amont dans le contrat de prestation avec votre client, et de conserver tous vos justificatifs (factures, billets, notes de frais).
Les dépenses déductibles concernent les coûts professionnels nécessaires à votre activité mais qui ne sont pas refacturées au client. Il peut s'agir, par exemple, de l'achat d'un ordinateur, d'un logiciel, d'un abonnement internet ou téléphonique, de frais de formation, de frais de bureau à domicile ou de fournitures diverses.
Ces dépenses sont intégrées à votre compte-rendu d'activité mensuel. Elles viennent réduire l'assiette sur laquelle sont calculées les cotisations sociales. Concrètement, vous êtes remboursé de ces frais sans qu'ils soient considérés comme du salaire, ce qui constitue un avantage fiscal réel.
Plafond à noter : selon les règles fixées par l'URSSAF, les frais déductibles sont généralement plafonnés à environ 20 à 30 % de votre salaire brut mensuel, sous réserve de présenter des justificatifs valides. Ce plafond limite les possibilités d'optimisation, mais il n'en reste pas moins un levier concret pour améliorer votre revenu net.
Les dépenses éligibles en portage salarial couvrent l'ensemble des coûts directement liés à votre activité. Voici les principales catégories :
Un avantage souvent méconnu : la possibilité de récupérer la TVA sur certains frais refacturables, notamment pour les dépenses importantes (matériel, hébergement, transport).
Dans tous les cas, un justificatif (facture, ticket, note de frais) est indispensable pour chaque dépense déclarée.
La gestion des dépenses est intégrée directement dans l'application Embarq : déclarez chaque dépense en quelques clics en important une photo de votre justificatif. Tout est centralisé sur une même plateforme, accessible depuis internet sur ordinateur ou téléphone mobile. Une fois validés, vos frais sont intégrés au compte-rendu d'activité mensuel et remboursés dans les délais prévus.
Quelques règles à respecter :
La combinaison d'une bonne gestion de vos dépenses déductibles, d'un TJM adapté et des forfaits disponibles (tickets restaurant, mutuelle, formation) peut générer une différence significative sur votre revenu net annuel. Pour estimer cet impact, utilisez le simulateur de TJM.
Pour déclarer ses frais en portage salarial, la démarche est simple : chaque dépense doit être saisie dans votre espace personnel, accompagnée d'une pièce justificative (facture, ticket, note de frais). Ces documents permettent à votre société de portage de valider et d'intégrer vos dépenses dans votre compte-rendu d'activité mensuel. Le remboursement des frais intervient ensuite selon les délais prévus dans votre contrat. Chez Embarq, cette déclaration s'effectue directement depuis l'application mobile, en quelques clics.
Les dépenses remboursées en portage salarial sont de deux types. Les frais remboursés peuvent être soit refacturés au client, soit déduits de l'assiette de cotisations. D'un côté, les frais de déplacement, d'hébergement et les frais de repas engagés pour votre mission et convenus avec votre client (frais refacturables) : ils sont directement pris en charge par le client. De l'autre, les dépenses déductibles, achats de matériel, logiciels, abonnements, qui viennent réduire votre assiette de cotisations. Les dépenses remboursées au titre de la refacturation ne sont soumises à aucune cotisation sociale.
L'optimisation fiscale de vos dépenses repose sur une bonne gestion des frais dès le début de chaque mission. La déduction des frais éligibles permet de réduire votre base de cotisations sociales et d'augmenter votre revenu net sans modifier votre TJM. Pour maximiser cet avantage, recensez toutes vos dépenses liées à la mission, distinguez refacturables et déductibles, et déclarez-les systématiquement avec pièces justificatives.
La limite des dépenses déductibles est encadrée par l'URSSAF : ces frais ne doivent pas dépasser environ 30 % du salaire brut mensuel. Au-delà, elles sont soumises aux cotisations comme du salaire. Par ailleurs, les frais au forfait, indemnités de repas, barème kilométrique, sont plafonnés selon des montants officiels. Les frais de fonctionnement non liés directement à une mission spécifique peuvent être refusés si leur nature professionnelle n'est pas justifiée.
Les dépenses déductibles couvrent toutes les dépenses nécessaires à votre activité qui ne sont pas refacturées au client. Les frais professionnels déclarables les plus courants incluent : les frais de mission (déplacements, hébergement), les frais de repas lors de déplacements, les achats de matériel informatique, les logiciels, le bureau à domicile et les abonnements professionnels. Ces montants réduisent l'assiette de calcul des cotisations sociales. À noter : les frais de gestion de la société de portage ne font pas partie de ces dépenses déductibles, ils constituent une commission prélevée en amont sur le chiffre d'affaires.
Le fonctionnement des frais en portage repose sur deux mécanismes. Pour les frais refacturables, la société de portage les inclut dans la facture client : une fois réglés, ils vous sont reversés directement, sans impact sur votre rémunération. Pour les dépenses déductibles (frais de mission, abonnements, matériel), elles sont intégrées au compte-rendu d'activité, déduites de l'assiette de cotisations et remboursées sur votre bulletin de salaire. Dans les deux situations, une pièce justificative est indispensable et le traitement se fait dans les délais définis par votre contrat de travail.
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