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Comment obtenir son extrait Kbis démarches, utilité et rôle dans la vie d'une entreprise

homme et femme cherchant leur extrait de KBISBusinessman working and writing notes in officeby JESHOOTS.COM
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Sommaire

Au fil de cet article, nous allons reprendre ensemble l’essentiel de ce qu’il faut savoir sur l’extrait Kbis, dont on entend beaucoup parler, mais dont on ne sait généralement que peu de choses, ou de façon un petit peu floue. Afin de bien clarifier ce qu’il en est, et dans l’optique de renseigner un maximum de personnes qui pourraient avoir besoin de ces informations, nous avons donc décidé de créer ce contenu précisément centré sur l’extrait Kbis : son utilité réelle au jour le jour, ses différentes déclinaisons, l’ensemble des données qu’il récapitule, ainsi que les démarches nécessaires afin de l’obtenir. Au terme de la lecture de cet article, c’est en tout cas ce que nous espérons, vous saurez absolument tout ce que vous avez besoin de savoir sur ce document clef qu’est l’extrait Kbis, sans lequel vous ne pourrez tout simplement pas exercer d’activité…

Dès lors que vous allez prendre la décision de créer votre entreprise, l’entrepreneur en devenir que vous êtes, devra nécessairement respecter le plus scrupuleusement du monde un certain nombre de démarches administratives. Ce n’est qu’une fois l’ensemble de ces formalités effectuées et après que la nouvelle entreprise a été immatriculée au registre du commerce et des sociétés, que vous allez recevoir, en tant qu’entrepreneur, votre extrait Kbis. Pour faire simple, dites-vous que la réception de ce document entérine plus ou moins la création officielle de votre société.

Au fil de notre article, nous allons commencer par revenir dans les grandes largeurs sur la nature même de ce document : qu’est-ce qu’un extrait Kbis en somme… Une fois que nous aurons bien défini la chose, nous dresserons la liste de toutes les informations que cet extrait Kbis est censé regrouper, puis nous prendrons le temps de voir quelles sont les démarches à effectuer afin de pouvoir prétendre l’obtenir.

C’est quoi un extrait Kbis au juste ? 

Pour le dire le plus simplement du monde, vous pouvez considérer que l’extrait Kbis est plus ou moins l’équivalent de la carte d’identité de toute société. D’une certaine manière, on peut dire qu’il prouve l’existence légale de votre activité, mais son rôle ne se cantonne pas uniquement à cela, comme nous allons le voir ci-après.

En effet, ce document crucial vous sera également nécessaire afin de pouvoir émettre des factures juridiquement valables, à l’adresse de vos clients, et aussi afin d’effectuer des transactions avec vos multiples partenaires commerciaux ; sans extrait Kbis, inutile de projeter quelque activité commerciale que ce soit (pour peu que vous souhaitiez le faire de façon légale, bien entendu…).

Par ailleurs, il faut savoir qu’il est nécessaire de mettre à jour l’extrait Kbis à chaque fois que le dirigeant d’entreprise déclarera la survenance d’un événement important concernant la vie de la société (il pourra s’agir d’un changement de siège social, de la nomination d’un dirigeant, d’une opération sur le capital social, d’une fusion absorption, etc.) ; nous y reviendrons plus tard et le réitérerons, mais la durée de validité d’un extrait Kbis n’est que de 3 mois (notamment pour les raisons que nous venons de souligner).

En synthèse, nous pouvons donc dire que l’extrait de Kbis joue un rôle de synthèse, d’une certaine manière, puisqu’il récapitule à toute personne y trouvant un intérêt, l’ensemble des renseignements avérés et actualisés sur telle ou telle société.

Par ailleurs, le Kbis vous permettra dans un même temps de réaliser des formalités auprès des différentes administrations, notamment dans le cadre d’une démarche pour obtenir une subvention (que ce soit auprès de l’État ou de tout autre organisme de nature privée ou hybride « Privé et public »), ou bien afin de participer à un appel d’offres public ou privé. En outre, il faut aussi noter que l’extrait Kbis, toujours, est également nécessaire pour le cas où vous souhaiteriez ouvrir un compte bancaire au nom et pour le bénéfice de votre entreprise (ce que l’on appelle communément un compte pro) et, par extension, il sera aussi nécessaire, dans la perspective de débloquer les fonds que vous aurez déposés sur le compte au moment de la création d’entreprise par exemple...

Enfin et pour finir, l’extrait Kbis a aussi toute son utilité en cas de litige avec un tiers, qui porterait sur une information relative à votre entreprise ; en effet, dans ce cas précis, ce sont bel et bien les mentions portées sur le Kbis de moins de 3 mois qui font foi ! 

Vous l’aurez donc bien compris, l’extrait Kbis sert à justifier de l’immatriculation d’une entreprise commerciale au Registre du Commerce et des Sociétés, et sans lui il vous sera impossible de réaliser toutes sortes de démarches (qu’elles soient d’ordre administratif, ou commercial…). Cela inclut la possibilité :

  • D'ouvrir un ou plusieurs comptes bancaires professionnels ;
  • D'obtenir un prêt professionnel ;
  • D'acheter de la marchandise, du stock ou des fournitures auprès de fournisseurs.

Pour en finir avec cette première partie, gardez bien à l’esprit qu’en France l’extrait Kbis est le seul document qui permet de prouver l’immatriculation d’une société au Registre du Commerce et des Sociétés.

Information importante à connaître : la validité de l’extrait Kbis est limitée à 3 mois, une courte durée de vie qui s’explique par le fait que les évènements qui peuvent affecter la vie d’une entreprise sont nombreux et peuvent survenir n’importe quand, que ce soit une augmentation du capital social, le changement de dirigeant, ou bien toute autre chose à même d’impacter la société.

Quelles informations retrouve-t-on sur un extrait Kbis ?

Maintenant que nous avons pris le temps de bien définir le rôle de l’extrait Kbis dans la vie de l’entreprise, nous allons désormais nous arrêter le temps nécessaire pour dresser la liste exhaustive de tous les éléments informatifs qui apparaissent ou doivent être portés sur le document, s’il est rempli en bonne et due forme.

L’extrait Kbis contient l’intégralité des informations renseignées lors de l’immatriculation auprès du Registre du Commerce et des Sociétés. En 2 mots, il fait tout simplement office de carte d’identité de votre entreprise, et par ricochet, il recense tous les actes qui interviennent en cours de sa vie sociale, ainsi que toutes les mentions qui peuvent intéresser les tiers. Cela inclut :

  • L’identité du greffier et la date d’immatriculation ou de mise à jour du dit extrait Kbis ; 
  • L’identification de la personne morale (c’est-à-dire la dénomination sociale, le numéro RCS, la forme et le capital social...) ;
  • L’identification des mandataires de la personne morale (la qualité, le nom et les prénoms ou la dénomination sociale, l’adresse du domicile personnel ou du siège social...) ; 
  • La dénomination de votre entreprise (ainsi que son logo et son enseigne, le cas échéant) ; 
  • Le numéro SIREN et le code APE (Activité Principale Exercée), que l’on appelle aussi le code NAF (Nomenclature d’Activité Française). L’unique différence entre le code APE et le code NAF tient en leur émetteur : le code NAF étant celui de la Nomenclature d'Activité Française qui attribue un code à chaque grande typologie de profession, et le code APE étant attribué par l'INSEE qui répertorie l'Activité Principale Exercée par les entreprises. 
  • La forme juridique ou le statut juridique de votre entreprise (est-ce une SAS, une EURL, une SARL, etc.) ainsi que l’activité exercée ; 
  • Le montant du capital social en Euros ; 
  • La durée de vie de la société dans les statuts ; 
  • L'adresse du siège et de l’établissement principal ; 
  • Le nom, le prénom, la date de naissance et la fonction et l’adresse du dirigeant principal ; 
  • Le nom de domaine et du site web (le cas échéant) ;

Le contenu du Kbis permet, en un seul coup d’œil (ou document) aux institutions (qu’elles soient bancaires, financières, administratives, ou bien commerciales…) de connaître précisément toutes les informations relatives à la société commerciale dont il est question. Dans un même ordre d’idée, sachez que l’extrait Kbis atteste tout simplement de l’identité de l’entreprise concernée. Il prouve ainsi sa légalité et son bon fondement juridique. 

Qui peut demander un extrait Kbis et quelles sont les démarches à réaliser ? 

Qui peut demander un extrait KBIS ?

Il faut savoir que le Kbis est public, de ce fait, toute personne intéressée par les informations qu’il contient peut en obtenir un extrait à sa demande. Cette requête se fait généralement auprès des greffiers des tribunaux de commerce, par le biais d’un courrier ou bien en passant par Internet, directement en ligne. Cependant, si le sujet vous intéresse, sachez que nombreux sont les prestataires qui commercialisent les extraits Kbis en ligne !

Il est bon de noter que lorsque le Kbis est délivré par les services du greffe, il peut alors se présenter sous deux formes : 

  • Il peut être dématérialisé ; 
  • Il peut être sous format papier.

Précisons par ailleurs, que vous pouvez non seulement obtenir sur demande le Kbis de votre entreprise, mais aussi (et c’est là très précisément toute son utilité…) celui d’un concurrent, d’un fournisseur ou d’une entité commerciale qui a suscité votre intérêt.

Pour faire la demande, rien de plus facile, puisque vous n’aurez besoin de savoir que le nom de l’entreprise, son sigle et/ou de son numéro SIREN.

Auprès de qui puis-je obtenir un Kbis et quelles sont les démarches à réaliser ?

L'extrait Kbis est un document qui peut être obtenu en ligne et gratuitement, par l’intermédiaire du tribunal de commerce.

Commençons par dire que vous n’obtiendrez pas votre Kbis tout de suite à la création de votre entreprise ; il vous faudra patienter durant un délai s’étalant sur 3 à 7 jours ouvrés en moyenne, à compter de la date de dépôt de votre dossier au greffe pour l’obtenir.

Si vous êtes dans une situation qui nécessite de raccourcir ces délais, sachez que vous avez la possibilité de faire une demande de Kbis provisoire au greffe du tribunal de commerce. Dans ce cas précis, vous pourrez venir récupérer ce dernier dans les 48 heures après le dépôt de votre dossier de création.

Une fois que votre dossier de création d’entreprise aura été traité, vous recevrez un Kbis par voie postale, qui sera délivré par le greffe du tribunal de commerce dont vous dépendez. Notez toutefois que sa validité n’est que de 3 mois, de fait, il est fort probable que vous ayez besoin d’en réclamer d’autres exemplaires au fil du temps et de l’évolution de l’entreprise.

Deux options s’offrent à vous :

Afin de faciliter les démarches, et en cas de besoin, le Kbis peut être demandé par toute personne recherchant des informations sur telle ou telle entreprise. Sachez qu’il existe 2 façons d’obtenir un extrait Kbis : 

  • Dans une structure en dur dédiée, c’est-à-dire directement auprès d’un greffe du tribunal de commerce. 
  • En ligne : par le biais de divers sites marchands en quelques clics.

Pour conclure

Nous espérons que vous l‘aurez compris à la lecture de notre contenu, l’extrait Kbis est donc un document de synthèse essentiel pour sa propre entreprise, et également très utile pour entrevoir le profil et glaner toutes sortes d’informations névralgiques sur telle ou telle société (dans le cadre d’une future collaboration, d’un courant d’affaires à faire naître, d’une fusion ou d’un rachat, etc.). Son obtention est obligatoire et il doit par exemple être fourni dès le démarrage, lors de démarches telles que l'achat de matériels auprès d'un fournisseur ou bien à l'ouverture d'un compte en banque professionnel. Pour le cas où certains détails plus pointus vous échappent encore, sachez que vous pourrez trouver toutes sortes d’informations hyperciblées via le Net (y compris le site du gouvernement) et n’importe quel moteur de recherche ; cela peut être utile et rassurant, dans des situations très spécifiques, voire exceptionnelles.

Photo de Canva Studio : https://www.pexels.com/fr-fr/photo/photo-de-femme-utilisant-un-ordinateur-portable-3194518/

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