Légalité et validité d’un devis en micro-entreprise

Le devis et la facture sont deux éléments essentiels à la gestion d’une micro-entreprise. Plus qu’un simple document qui présente en détail les prestations d’un professionnel, le devis joue aussi un rôle important dans la relation client et la comptabilité au sein d’une entreprise. De son côté, la facture justifie la transaction commerciale. Elle permet de suivre les entrées de trésoreries de l’entreprise et d’évaluer sa rentabilité. Il s’agit en effet d’un document commercial, comptable et juridique indispensable à la santé financière et à la réussite de l’entreprise. Ce guide vous aidera à tout comprendre sur les devis et les factures en micro-entreprise.

La création d’un devis

Le devis est un document présentant en détail les prestations d’un professionnel et leur coût. Il informe le client sur le montant de l’offre qu’il souhaite bénéficier, lui permet de faire un comparatif et de s’engager avec plus de certitude auprès du professionnel de son choix. Il ne s’agit pas d’un contrat, mais une fois que le client l’aurait signé, le devis devient contractuel. Il faudra alors que le professionnel lui fournisse le produit ou service indiqué, conformément à sa description dans le devis. De son côté, le client s’engage à payer le montant convenu au moment de la livraison.

Il existe 3 types de devis : devis descriptif, devis quantitatif et devis estimatif. Pour les micro-entreprises, le devis doit obligatoirement comporter les éléments suivants :

• Les informations sur l’entreprise et le client : nom, raison sociale et adresse, contact, statut et forme juridique de l'entreprise, numéro SIREN, numéro d’identification à la TVA, nom et adresse du client.
• Les informations relatives à la rédaction du devis : mention « devis » et son numéro, la date et lieu de la rédaction, durée de validité de l’offre, date de début et durée estimée de la prestation, modalités de paiement, délai de livraison ou d’exécution du contrat et les conditions générales de vente, pénalités de retard.
• L’ensemble des prestations proposées : présentation de chaque prestation ou produits, volume prévu, prix unitaire HT, montant de la TVA et montant TTC.

Le devis possède la même valeur juridique qu’un contrat. En principe, il ne peut pas être résilié après la signature, sauf sous certaines conditions comme le non-respect des délais ou des modalités d’exécution. Certaines conditions autorisent aussi la modification du devis avec un avenant. Quant à la durée de validité du devis, il est de 3 mois en moyenne s’il s’agit d’un devis non signé. Pour un devis signé, sa durée de validité correspond généralement au délai d’exécution de la prestation.

Transformation du devis en facture

Actuellement, il existe de nombreux logiciels de facturation pour auto-entrepreneur permettant d’établir un devis gratuitement et en toute simplicité. Certains logiciels disposent d’une fonctionnalité d’édition permettant de transformer le devis en facture en seulement quelques minutes. Si ce n’est pas le cas, il faut d’abord créer le devis en se basant sur les besoins du client. Une fois le devis accepté, il faudra créer la facture en reprenant l’ensemble des éléments du devis, mais avec la mention Facture à la place du Devis, le numéro de facture à la place du numéro du devis, etc. L’avantage de transformer le devis en facture, c’est la certitude d’avoir mis les informations exactes sur la facture. C’est plus rapide et vous pouvez éviter les impayés grâce à votre réactivité.

Les éléments constitutifs d’une facture

Tout comme le devis, facturer en tant qu'auto-entrepreneur doit aussi répondre à des obligations que vous devez respecter pour éviter les sanctions. Les mentions obligatoires qui doivent s’y afficher sont :

• La date et le numéro de la facture
• La date de la vente ou de la prestation de services
• Les informations sur l’entreprise : dénomination sociale, adresse du siège social et adresse de facturation, numéro SIREN ou SIRET, forme juridique et autres mentions spécifiques à l’entreprise.
• Les informations sur le client : nom, adresse, adresse de livraison, adresse de facturation si différente, numéro de téléphone et adresse e-mail.
• Le numéro d’identification à la TVA
• La désignation et le décompte des produits et services : nature, marque, référence, matériaux, main-d’œuvre, dénomination précise, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA, remises…
• Prix unitaire hors TVA pour les produits vendus ou taux horaire hors TVA pour les prestations de services
• Le taux de TVA appliqué
• La réduction de prix
• La somme totale à payer HT et TTC
• L’adresse de facturation
• Les informations sur le paiement

Hormis les mentions obligatoires, d’autres mentions doivent aussi figurer dans la facture pour certains cas particuliers :

• « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté » si vous êtes membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée
• « TVA non applicable, art 293 B du CGI » si vous êtes en franchise de TVA
• « Auto-liquidation de la TVA » pour les sous-traitants qui ne déclarent plus la TVA
• Mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité si vous exercez une activité artisanale nécessitant une assurance professionnelle.

La gestion des factures impayées

En cas d’impayé ou retard de paiements, vous pouvez réagir en suivant les étapes suivantes :

• Recourir à une conciliation par appel téléphonique ou courrier électronique
• Faire une relance et proposer un nouveau délai de paiement
• Envoyer une mise en demeure légale en précisant l’intention de l’entreprise à recourir à la voie judiciaire en cas de non-règlement au terme échu
• Confier le recouvrement à un Huissier de Justice

Puisque ces démarches peuvent vous causer des pertes de temps et d’argent, vous pouvez limiter les risques d’impayés en suivant ces quelques astuces :

• Prenez bien le temps de vous renseigner sur la solvabilité de votre client
• Soyez précis sur vos mentions légales pour vous protéger en cas de litige.
• Soignez bien votre devis en y mentionnant clairement les conditions de paiement et les pénalités de retard de paiements.
• N’attendez pas l’échéance pour relancer votre client. Vous pouvez utiliser des systèmes automatisés pour le faire et éviter les retards de paiement involontaires.
• Envoyez vos factures tout de suite après la prestation ou la livraison de produits
• Souscrivez à une assurance crédit

En somme, le devis et la facture sont des documents qui vous permettront d’instaurer la confiance avec vos clients et assurer une meilleure gestion de votre comptabilité. Vous devez conserver vos factures pendant dix ans, sous format papier ou électronique.

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