Les outils indispensables pour gérer son activité de freelance

un freelance et ses outils de travailBusinessman working and writing notes in officeby JESHOOTS.COM
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Ne nous y trompons pas, ce n’est pas parce que l’activité freelance est relativement nouvelle que l’on peut du jour au lendemain s’autoproclamer Freelancer et avoir 100 % de chance de réussir à se dégager des revenus pérennes. Non seulement il faut être pourvu de compétences bien assises, d’une vraie polyvalence et d’une capacité à se gérer à tous les niveaux, mais au cours de cet article, nous allons nous focaliser sur une autre corde qu’il serait bien avisé d’avoir à son arc, à savoir : la maîtrise de certains outils indispensables. De la démarche initiale pour trouver le client, à la facturation finale avant encaissement, en passant par la formulation de l’offre et toutes les étapes, faisons le point sur ces outils qu’il serait judicieux d’apprendre à connaître pour vous doter des meilleures chances.

Nous en avons déjà largement parlé dans d’autres contenus dédiés, l’activité de freelance n’est pas un métier en soi, on peut plutôt la considérer comme une sorte de statut, et toutes sortes de métiers peuvent s’en réclamer. Vous trouverez donc des freelances pour réaliser des modélisations 3D, des maquettes de documents pour la communication d’entreprise, pour aligner des lignes de code ou pour enregistrer un audio, pour rédiger, traduire ou corriger tel ou tel document officiel, pour s’occuper de la comptabilité, du secrétariat, pour intervenir à titre de consultant, d’enseignant, etc.

L’avènement d’internet, de l’informatique et l’explosion du télétravail ces dernières années, tous ces facteurs ont effectivement fait exploser la population de Freelancers en France comme ailleurs. Le modèle professionnel d’activité freelance correspond assez bien à ce net regain de besoin d’indépendance, que l’on ressent dans toutes les strates de la société, mais ce n’est pas un mode de vie de tout repos, car le Freelancer, surtout hors CDI, bénéficie ni de la sécurité de l’emploi, ni de la couverture sociale et de tous les avantages du salarié traditionnel.

Le fait est que la décision de se lancer pour de bon dans une carrière freelance ne doit pas être prise à la légère, car elle va nécessairement impacter votre emploi du temps, votre rythme de vie, et tout votre petit entourage, par la force des choses. 

Mais le but de notre propos n’est pas de vous décourager à franchir le cap, bien au contraire ! Nous tenons simplement à insister sur le fait qu’il ne faut pas idéaliser ce statut, dont les bons côtés, parfois, ont tendance à masquer les devoirs inhérents à l’activité, et les compromis réguliers qu’il faudra apprendre à faire.

Ceci étant dit, comme promis dans notre introduction, nous allons désormais entrer dans le cœur de notre contenu du jour, et évoquer les outils que nous considérons comme les piliers de l’activité. Nous allons tâcher de vous égrainer ces quelques outils de la façon qui nous semble la plus logique, mais n’y voyez pour le coup aucune hiérarchie entre tous.

Dans une première partie, nous ferons un rappel simple et rapide sur l’informatique de base, puis nous aborderons des outils qui vous permettront de gagner du temps. Parmi ceux-ci, il y a un peu de tout, et c’est ce que nous allons voir dans l’ordre qui suit :

  • Tout d’abord des outils qui vont vous permettre de glaner davantage de contrats et donc à faire gonfler votre chiffre d’affaires.
  • Ensuite, nous verrons tout un arsenal d’outils très utiles afin de facturer, de gérer et d’encaisser les clients.
  • Puis nous pencherons dans le détail au cours de notre dernière partie sur la communication, les documents collaboratifs et le suivi de projet.

Il va de soi que vous n’aurez pas à utiliser tous ces outils en même temps, et il est même probable que certains d’entre vous s’en sortent très bien sans en utiliser beaucoup, néanmoins, nous vous donnons toutes les armes.

La mère de toutes les batailles : les bases informatiques et le gain de temps

À la racine de la plupart des outils dont nous allons parler ci-après, il est primordial de ne jamais oublier qu’il y a votre capacité à utiliser un ordinateur. Sans le b.a.ba qui vous permettra d’accéder à votre session bureau, à vos documents, puis à vous connecter à Internet, envisager avoir une activité de freelance semble très compliquée, sinon impensable.

Il ne s’agit pas de prendre 6 mois de cours d’informatique intensifs pour apprendre à entrer dans le BIOS ou pour parvenir à comprendre les rudiments de certains codes, non, rassurez-vous ! Il s’agit simplement, si ce n’est pas encore le cas pour vous, d’apprendre à allumer un ordinateur, à tapoter au clavier, à envoyer des mails, à copier, à coller, à enregistrer des documents, à les mettre en page, même de façon très sobre… Il s’agit de comprendre les bases de la navigation sur Internet, de maîtriser les moteurs de recherche, de savoir accéder à sa boîte mail avec ses identifiants, de savoir se créer un profil sur tel ou tel site, ce genre de choses assez simples, et s’acquièrent en quelques jours pour peu que l’on y mette du sien.

Une fois que vous avez franchi la première étape, c’est-à-dire que vous avez appris à maîtriser l’outil informatique, de base, eh bien dites-vous que vous avez déjà fait un petit bout de chemin, et que plus vous allez pratiquer, et plus vous allez progresser, et donc optimiser votre temps !

La recherche de clients

Autant le dire d’emblée, c’est le nerf de la guerre, et bien que dans certains cas et pour certaines activités, le bouche à oreille peut s’avérer d’une grande aide (pour les petits travaux, ou même pour les cours par exemple), pour la majorité des activités freelance, la réputation se fait davantage dans l’univers du virtuel que du réel. Le plus souvent, en effet, le Freelancer n’a strictement aucun contact physique avec le client (au mieux le téléphone, des messages écrits ou des visioconférences) et cela vaut tout autant pour le consultant porté. 

Voilà pourquoi le statut de freelance se fait et se défait sur la Toile, et par souci d’efficacité, non pas en égrainant une à une les petites annonces de Particulier à Particulier ou de la presse locale, voire du Pôle Emploi, mais plutôt en utilisant ce que l’on appelle des plateformes Freelance.

Le concept est assez simple, et se base sur le modèle de sites de mise en relation. Pour faire simple, la plateforme fait le lien entre des travailleurs indépendants, qui ont au préalable créé leur profil sur le site, avec des offres de missions, mises à disposition par diverses entreprises, qui ont, elles aussi, créé leur profil en amont.

En fonction de votre spécialité ou de vos domaines de compétence, il existe de nombreux sites différents, qui sont plus ou moins spécifiques. Nous ne saurions trop vous conseiller de ne pas perdre de temps et de vous rendre immédiatement sur ces derniers afin de jeter un œil et de voir un peu de quoi il retourne.

Voici quelques plateformes d’ordre plutôt « généraliste » :

  • Codeur.com
  • Malt.fr
  • Fiverr
  • 5euros.com
  • Freelancer .com 
  • Upwork

Si vous avez plutôt des compétences en lien avec le design, la modélisation 3D, le graphisme, voyez du côté des plateformes suivantes :

  • DesignCrowd 
  • Graphiste.com 
  • ggdesigns  

Et enfin, si votre profil correspond davantage à de la rédaction ou de la traduction, voici les quelques plateformes que nous pouvons vous conseiller :

  • Wriiters.com
  • Redacteur.com- Scribeur 
  • Textmaster 
  • Textbroker 
  • Greatcontent

Il est important de noter que la plupart de ces plateformes sont gratuites à l’inscription, mais prennent une commission ensuite sur les contrats que vous réalisez (à vérifier au cas par cas).

La facturation, la gestion et l’encaissement

Inutile de nous étendre très longuement sur cette partie, dont le titre parle de lui-même, et dont l’utilité, l’ultime nécessité, n’échappera à personne !

Afin de clarifier votre comptabilité, et d’ailleurs la plupart du temps, la loi l’exige, commencez par vous créer un compte professionnel, dont l’utilisation sera uniquement dévolue aux mouvements d’argent en lien avec votre activité professionnelle de Freelancer.

Pour ce qui est de la facturation, plutôt que de vous ennuyer à fabriquer votre propre facture avec une tabulation complexe ou 2 heures de votre temps passé sur Excel, le plus simple de notre vue, c’est d’utiliser les ressources à disposition sur le Net. De très nombreux sites proposent l’établissement de factures, selon divers modèles. La plupart sont payants, mais peu chers, alors cela vaut la peine de dépenser quelques Euros par mois pour profiter de leurs documents parfaitement établis.

Certaines enseignes, comme Shine par exemple, pour ce qui est de la banque, ou Indy, pour ce qui est de la comptabilité, fournissent des services très détaillés qui vous mâcheront pas mal le travail, et qui vous simplifieront la vie.

Voici quelques sites sur lesquels vous trouverez différents modèles de facture, que vous n’aurez plus qu’à remplir et à faire parvenir au client. Il en existe de nombreux en ligne (certains proposent même un essai gratuit) et l’offre n’a jamais été aussi pléthorique que ces dernières années, avec de nouveaux acteurs sur le marché :

  • legalstart.fr 
  • lentrepreneurenvous.com 
  • hubspot.fr 
  • hloom.com

Pour ce qui est de la comptabilité, voici une liste de sites et de logiciels qui vous seront là encore, très utiles :

  • indy.fr 
  • odoo.com 
  • Freddelacompta 
  • excel 
  • Oxygène de Memsoft 
  • Wave 
  • Grisbi 
  • Prextra

Et voici 2 outils de gestion qui permettent de gérer ses devis, ses factures, sa comptabilité, de suivre sa trésorerie, et même de payer en ligne pour le second (via Stripe) : 

  • Siano 
  • Freebe

La communication, les documents collaboratifs et le suivi de projet

Nous avons déjà évoqué les plateformes de mise en relation spécialement dédiées aux Freelancers lorsqu’il s’agit de trouver des missions.  Eh bien il faut savoir que ce type de site est également un extraordinaire support de communication la plupart du temps, puisque souvent, le client est amené à mettre une note au Freelancer (et réciproquement…). De fait, le profil devient une sorte de CV au crible duquel le bon travail et la rigueur « transpirent » littéralement.

Certaines plateformes vont encore peu plus loin dans l’idée, puisqu’elles décernent des « Awards » (des Titres) en fonction du taux de réussite et de satisfaction des clients ; cela permet de mettre en avant les « meilleurs Freelancers », et de leur faire un petit « coup de pub » bien appréciable.

En outre, le Freelancer moyen est souvent présent sur les réseaux sociaux, puisque ces derniers sont devenus les têtes de gondoles pour vendre à peu tout et n’importe quoi. Ce n’est pas une obligation, dans la mesure où votre activité fonctionne peut-être déjà bien simplement en soignant votre présence sur les plateformes dédiées, néanmoins c’est un « plus » qui fait parfois la différence, notamment pour les activités de type « Hi-Tech » et « IT ».

Enfin et pour finir avec les outils freelance pour la communication, il faut aussi et bien entendu, évoquer les messageries instantanées (avec archivage des messages, recherche dans la discussion, etc.), qui sont des supports outils absolument indispensables pour tout travailleur du 21ème siècle qui se respecte. 

Là encore, chaque client pourra avoir sa préférence, toutefois, une fois que vous aurez fait le tour des 4 ou 5 principaux logiciels utilisés par 95 % du monde, eh bien vous serez armé ! Ces outils sont tout bonnement indispensables, car ils permettent de se parler en direct, à n’importe quel moment du jour ou de la nuit, et de maintenir le contact lorsqu’un « Ping-Pong » d’information a lieu pour régler tel ou tel souci dans les meilleurs délais. 

Voici les principaux logiciels qui se partagent le marché et qui vous seront d’une grande aide auprès de très nombreux clients :

  • Skype 
  • Zoom 
  • Slack 
  • Google Hangouts

Passons maintenant à l’intérêt des outils permettant le partage de fichiers. Bien souvent, au cours d’un projet, plutôt que de multiplier les allées et venus d’un même document maintes fois retouché, corrigé, optimisé, le mieux sera de stocker ce même document dans un endroit de partage. Organiser l’ensemble des fichiers d’un projet donné de manière collaborative est un grain de temps et d’énergie que l’on ne s’imagine pas de prime abord, et cela évite toute perte de document crucial.

Voici les principaux outils que vous serez sans doute amené à utiliser lorsqu’il s’agira de partager vos fichiers :

  • Evernote
  • Confluence
  • Quip
  • Google Drive

Et nous terminerons cette partie en parlant rapidement du suivi du projet et des outils qui permettront de s’en acquitter sans effort, d’un seul coup d’œil. Avec le temps et l’expérience, vous allez vous rendre compte que plus un projet est long et complexe, et plus il sera ardu de très précisément se tenir à jour vis-à-vis des derniers changements, des dernières mises à jour, etc. Voilà très concrètement la raison pour laquelle, d’emblée, avant même de vous lancer dans des projets de grande envergure, nous vous invitons à vous familiariser avec ces outils qui facilitent le suivi d’un projet donné, car ils vous seront très utiles plus tard, sans le moindre doute.

Voici quelques outils de suivi de projet qui s’avèrent relativement intuitifs, et qui permettent de faire l’économie de nombreuses réunions et autres « conference-call » :

  • BaseCamp
  • Kanban
  • Trello

Pour conclure

Nous voilà arrivés au terme de notre article qui, nous l’espérons, vous aura bel et bien fourni tous les outils nécessaires pour faire des débuts tonitruants au sein de la communauté des Freelancers ! Nous ne doutons pas du fait qu’il existe de très nombreux logiciels sans doute très performants, que nous n’avons pas cités dans cet article, et pour cause, nous ne les connaissons pas forcément tous, et nous ne parlons ici que de ceux dont nous avons fait l’expérience.

Contrairement à ce que l’on croit parfois, lorsque l’on est Freelancer, on ne doit pas forcément tout savoir faire, ni tout savoir tout court… De très nombreux partenaires ont su créer des outils qui facilitent le quotidien, dans presque toutes les tâches annexes à l’activité propre du Freelancer : des outils de gestion, de comptabilité, de communication et autres, qui font gagner du temps et rendent l’activité moins contraignante. Ne serait-il pas dommage de s’en priver et de supporter des charges bien inutiles, alors que toute cette énergie pourrait être employée à meilleur escient ?

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