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Les clés pour bien onboarder un freelance

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Écrit par Sophie

Publié le 23/11/2021

La grande majorité des entreprises font aujourd’hui appel à des freelances. Cela implique de nouveaux enjeux, notamment pour ce qui est de leur onboarding : tout comme lors de l'embauche d'un collaborateur "classique", il convient de les intégrer au sein de l'organisation. Quel niveau d’information donner ? Quel temps consacrer à l’intégration des freelances ? Quelle différence avec l’onboarding d’un employé classique ? Comment accueillir quelqu’un à distance ? Quels outils lui partager ? L’équipe Embarq est allée à la rencontre de ceux qui vivent ces challenges afin de vous partager les meilleurs conseils sur le sujet. C’est parti ! ​​👌

L’onboarding, c’est quoi ? 🔍

Onboarding est la traduction du mot intégration. Autrement dit ? Dans ce contexte, c’est tout simplement le processus par lequel vous intégrez les nouveaux collaborateurs, ou les freelances, au sein de votre entreprise et de vos activités. Plus concrètement, cela se traduit en général par un programme de quelques heures à quelques semaines, selon les cas, composé de différentes activités (rencontres, déjeuner, présentations des outils, des objectifs, de l'équipe, ou encore points sur les missions affectées à chaque poste). C’est un moment clé, et pourtant trop souvent négligé. En interne, un mauvais onboarding pourrait engendrer jusqu’à 31% de départ moins d’un an après l’arrivée dans l’entreprise. Et côté freelance, c'est la même chose. Alors, comment s’y prendre ? Pourquoi mettre en place un processus d’onboarding efficace ? On vous dit tout.

Pourquoi onboarder les freelances ?

Poser les bases d’une collaboration efficace

Les freelances font aujourd’hui partie intégrante de l’activité des entreprises. Ils sont intégrés dans les projets, sur des enjeux de plus en plus long terme. Ils viennent renforcer vos effectifs, apporter de nouvelles compétences, former vos équipes, apporter une vision complémentaire. En d’autres mots ? Ils peuvent être de véritables atouts, à condition de leur en donner les moyens. L’enjeu est donc de les intégrer au moins aussi bien que vos employés, afin de maximiser l’efficacité de la collaboration.

Garantir de bons résultats

Le rapport intitulé Human Capital Trends Report publié par Deloitte, met justement en lumière cet aspect. Malheureusement, d’après cette même étude, seules 54% des entreprises ont mis en place un vrai processus d’onboarding pour les travailleurs non-salariés (consultant indépendant, freelance, intérimaire). C’est un vrai problème. Prévoir un onboarding est une façon de créer un terrain idéal, une collaboration efficace, et surtout d’arriver plus aisément aux objectifs fixés. Autrement dit ? Ne pas le faire, c’est se tirer une balle dans le pied. 

Bon à savoir : Ne pas prévoir d’onboarding c’est prendre le risque de multiplier ensuite les aller retours inutiles, les incompréhensions, les coûts et le temps consacrés aux sujets, les retards. Rendez-vous service, soignez l'onboarding de vos freelances !

Prendre soin de sa marque employeur

Aujourd’hui, la marque employeur est un enjeu de taille pour les entreprises. C’est une façon de faire rayonner ses valeurs, de montrer ses engagements, et surtout d’attirer les talents. Une bonne marque employeur permet donc de recruter plus facilement et de gagner ainsi à la fois du temps et de l’argent. Dans la même logique, la qualité de la marque employeur aura également un impact dans le recrutement de freelance. Autrement dit ? Le freelance sera plus à même de signer une mission avec une entreprise ayant une bonne marque employeur, et à en parler positivement autour de lui. L’inverse est aussi vrai.

Convertir l’expérience en valeur ajoutée

Contrairement aux idées reçues, l’onboarding ne s’arrête pas quelques jours après l’arrivée du salarié, ou les premières actions du freelance. Il s’agit de garantir un cadre de travail adapté et constructif du début à la fin du projet. Pour cela, il est également très intéressant de prévoir une session de feedbacks en fin de mission (avis sur l’entreprise, ce qui pourrait être amélioré et corrigé, ou ce qui a été apprécié). Autrement dit ? Capitaliser sur chaque expérience avec un freelance pour parfaire sa marque employeur, améliorer ses méthodes de travail, s’améliorer tout simplement. 

Quels avantages à faire un bon onboarding ?

Pour résumer, voilà les 3 principales raisons pour lesquelles il faut prévoir un bon onboarding : 

  • Une bonne intégration : Les freelances vont être amenés à échanger avec plusieurs personnes au sein de votre entreprise. Pour que ces échanges soient constructifs, il est important qu’ils puissent appréhender les enjeux de l’entreprise, de la personne avec qui il échange, la structure des équipes, de sa mission. En outre, une bonne intégration à l'équipe sera gage d'une bonne communication entre l'indépendant et les équipes internes.  

  • Un recrutement de qualité : En mettant en place un onboarding adapté, vous créez des conditions de travail qui donnent envie au freelance de rester sur le long terme, et de produire un travail de qualité. Vous attirez également des profils plus qualifiés. C’est un pari gagnant gagnant.

  • Une meilleure productivité : Ce n’est pas un scoop, un bon environnement de travail permet de garder les employés et freelance motivés, de les impliquer, et de créer un cadre propice à l’obtention de bons résultats. 

Bon à savoir : Un travailleur engagé accroît de 20 % les performances et la productivité de l’entreprise. Et pour engager un travailleur ou un salarié dès le début, rien de mieux qu’un accueil à la hauteur de ses attentes.  

Les 4 étapes pour bien onboarder un freelance 

Étape 1 : Le bon accueil

Tout d’abord, il est essentiel que le freelance puisse comprendre les contours de sa mission et le cadre dans lequel elle s’inscrit (objectifs de l'entreprise, enjeux des prochains mois, fonctionnement en interne, organisation et contacts clés, clients). Oui, il est bien plus stimulant de travailler en sachant où on va, pourquoi on y va, et l’impact que l’on peut avoir en tant que personne. Le freelance n’est pas une machine, un renfort ponctuel que l’on jette ensuite aux oubliettes. Il a envie, comme tout employé, de pouvoir s’impliquer, et d'accomplier ses tâches au mieux.

Exemples de choses à prévoir : Café ou visio avec chaque contact clé, visite des bureaux, présentation des enjeux de la mission, explication des outils utilisés, espace pour travailler si la mission se déroule dans les bureaux, etc...

Étape 2 : Le bon niveau d’informations

L’information, c’est la clé. Ici, il s’agit de transmettre le bon niveau d’informations au freelance afin qu’il puisse réaliser sa mission efficacement. Pour cela, il doit comprendre non seulement la vision macro (enjeux long terme, résultats attendus) mais aussi micro (livrables attendus). Il n’est pas nécessaire de lui présenter tous les enjeux de l’entreprise, simplement ceux qui le concernent de façon plus ou moins directe. Pas assez d’informations, c’est prendre le risque que le freelance parte dans la mauvaise direction ou commettre des impairs. Trop d’informations risqueraient de le détourner du sujet principal ou simplement de le noyer dans un flot pas nécessaire. 

Exemples d’informations qui peuvent être partagés : Historique sur le projet ou sur le client, personnes clés, brief détaillé, guide de marque, guidelines, KPI, exemple de livrables précédents, etc...

Étape 3 : Le bon cadre pour échanger 

L’idée ici est de mettre en place la bonne méthodologie. Avec un employé, il y a des systèmes de suivi (réunions hebdomadaires, bilan mensuel, sessions d’échanges, etc…). Côté freelance, c’est la même chose. Il est important de créer une relation de confiance, basée sur l’échange, et avec un suivi efficace. Pensez à donner un contact clé à votre freelance, un référent, afin que celui-ci puisse toujours avancer sans être bloqué par un élément manquant, une information, ou un doute. 

Exemple de choses à mettre en place : Un rendez-vous hebdomadaire pour parler des avancées, un document de suivi interactif, un point mensuel, un espace de discussion pour pouvoir échanger au fil de l’eau.

Étape 4 : Le bon niveau de suivi

Pour garantir la bonne conduite du projet, il est important de définir un cadre clair et des objectifs précis et chiffrés. Il ne s’agit pas ici de contrôler chaque étape des avancées du freelance. Vous faites ici appel à un expert et pouvez donc vous reposer sur ses compétences. En revanche, il est important pour lui comme pour vous de savoir où va la mission et quels en sont les livrables. 

Exemple de choses à préciser : Le type de livrable, la qualité attendue pour chaque livrable, les délais à respecter, les personnes à impliquer pour chaque projet, les étapes à suivre.

Quelles autres ressources pour bien onboarder un freelance ?

Recruter un Chief Freelance Officer

On connaissait le Chief Happiness Officer, voilà le Chief Freelance Officer. C’est un métier relativement nouveau, qui a émergé ces dernières années avec le développement du mode de travail en freelance. Ce dernier joue le rôle d’un RH, mais avec le personnel extérieur. Autrement dit ? Il est le garant de la mise en place d’un bon cadre de travail pour les personnes intervenant au sein de l'entreprise mais ayant un contrat extérieur (freelance, contractuel, consultants indépendants). C’est un peu comme un chef de projet ou un manager, mais 100% dédié aux ressources humaines externes. Son rôle est donc de suivre chaque freelance, de son arrivée à la fin de sa mission.

Mettre en place un SIRH

Il est possible de mettre en place ce que l’on appelle un Système d'Information Ressources Humaines (SIRH). C’est une interface à mi-chemin entre Ressources Humaines et Technologies de l’Information. Autrement dit ? Cela se traduit en général sous la forme d’un logiciel qui permet de suivre le personnel interne comme externe, et l’ensemble des sujets qui y sont liés (gestions des compétences, recrutement, carrières, formation, meetup, etc…). Ce type de logiciel peut également permettre de créer un processus d’intégration standardisé et automatisé, afin de garantir le même processus pour chaque personne travaillant avec l'entreprise.

Utiliser des outils digitaux

La bonne nouvelle ? Il est aussi possible d’aller plus loin que le format SIRH. Privilégiez par exemple des outils interactifs qui permettront à vos freelances de vite prendre la main, s’intégrer, et appréhender les outils (une messagerie comme Slack, des documents partagés comme avec la suite Drive, un outil de gestion de projet interactif comme Trello, etc…)

Crédit photo : Freepik - wayhomestudio

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Écrit par Sophie

Publié le 23/11/2021

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