Facebook PixelIndépendants : 9 astuces pour optimiser votre productivité au quotidien | Embarq | Embarq

Indépendants : 9 astuces pour optimiser votre productivité au quotidien | Embarq

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Écrit par Clément

Publié le 08/07/2020

Indépendant, freelance, autoentrepreneur, salarié en portage… Beaucoup de noms différents pour une activité multi casquettes qui nécessite une bonne organisation. Quel que soit votre statut, vous incarnez un rôle multitâches, fait de projets variés, de rencontres multiples, de challenges quotidiens. Alors, dans tout ça, comment optimiser votre temps ? Reprendre le contrôle de son agenda ? Passer moins de temps sur la prospection (qui représente aujourd'hui pas moins de 25% du temps des indépendants) ? Booster votre efficacité ? Retrouvez dans cet article un guide des 9 conseils pour optimiser sa productivité au travail.

01 - Bloquer les interruptions

Il faudrait environ 25 minutes pour se concentrer sur son activité après avoir été interrompu... C’est beaucoup ! Surtout que les parasitages et interruptions peuvent être très variés (téléphone, notification, enfants, problème de batterie, etc.) et surtout très fréquents au cours d’une journée, et ce quel que soit le lieu de travail, ou votre mode d’organisation. En entreprise et dans des bureaux en openspace, 43 % des salariés français seraient interrompus au moins toutes les 10 minutes. À la maison, malgré les apparences, le résultat est à peu près similaire. Alors, comment éviter ces interruptions et sans pour autant se transformer en ermite 2.0 ? 

La méthode manuelle

  • Mettre le téléphone en mode avion (une petite pause ne fait jamais de mal)

  • Enlever dans les paramètres de votre téléphone les notifications non essentielles

  • Enlever les pop ups sur le bureau (mails, agenda, etc…)

  • Limiter le temps d’écran pour certaines applications

  • Créez-vous un lieu de travail isolé (pièce dédiée, bureau, casque sur les oreilles…)

  • Instaurer des règles pour les personnes qui vous entourent (pas d'interruptions pendant certaines heures, panneau sur la porte quand l’espace est occupé).

Bon à savoir : Vous n’avez pas le courage d’organiser une session de nettoyage de vos notifications ? Bonne nouvelle. Il existe une astuce imparable (et encore trop peu utilisée). Que ce soit sur mac, sur pc, sur iphone ou sur Android, vous pouvez désactiver à tout moment et en quelques clics les notifications (et bien entendu revenir ensuite à la normale quand vous le souhaitez). Résultats garantis.

La méthode logicielle

Il existe de nombreux logiciels qui proposent de vous aider. Leur objectif ? Complexifier, limiter et parfois bloquer l’accès aux sites qui nous font perdre du temps. En gros : vous définissez ceux que vous considérez comme “distractifs” (comme les réseaux sociaux ou les mails) et choisissez une période pendant laquelle il vous en bloque l’accès. Une fois enclenché, en fonction de la tolérance de l’appli choisie, vous n’aurez (presque) aucun moyen d’y aller pendant le temps défini. Certains outils sont plus radicaux, d’autres laissent quelques passe-droits. Ces logiciels, il y en a des gratuits ou presque (Freedom, Cold Turkey, Self Control), des payants (HeyFocus, FocusMate), des simples ou avec de nombreuses fonctionnalités. Envie de tester avant de vous engager ? C’est une bonne première étape. La plupart proposent des versions gratuites avec les fonctionnalités de bases ou périodes de test. Dans le lot, il y a forcément votre bonheur. De notre côté, on est fans de Forest et Motion.

02 - Optimiser votre boite mail

En moyenne, un employé reçoit 88 mails par jour. Les cadres estiment quant à eux passer plus de 5,6 heures par jour en moyenne à consulter leur messagerie. En tant qu’entrepreneur, tout laisse à penser que le volume est tout aussi conséquent. Alors comment ne pas se laisser dépasser ? Comment bien classifier tout ça ? Bien organiser sa boîte mail d’une main de maître ? On vous dit tout (ou presque).

Impossible de passer à côté de cette fameuse technique de l’Inbox Zéro. Et malgré les apparences, il ne s’agit pas de ne plus avoir de mails dans votre boîte de réception. Au contraire, l’idée est d’optimiser votre boîte de réception, de l’organiser, de classer vos mails (par objectif, par catégorie, par priorité…), d’utiliser cet espace comme d’un outil de gestion. 

Globalement elle se résume en 5 points :

  • Penser votre boîte mail différemment : Ne laissez jamais un mail traîner. Classez-le directement selon 3 options : 1/ Pas d’action immédiate nécessaire (archiver dans un dossier dédié) – 2/ Peut être répondu en quelques secondes (faîtes-le tout de suite) – 3/ Nécessite plus de réflexion (reprogrammez-le pour une heure où vous aurez plus de temps)

  • Soyez synthétique : Il existe une tendance qui dit qu’il est possible d’écrire chaque email en 5 phrases maximum. Certains s’y engagent même en signature. Testez 😉

  • Automatisez vos contenus : Faire une intro, présenter votre profil, envoyer un devis ou une facture, … Nous écrivons la plupart du temps les mêmes messages. Automatisez-les de façon à ne pas avoir à écrire 15 fois la même chose.

  • Filtrez vos mails : En moyenne, seuls 10% des mails concernent des sujets vraiment clés. La raison ? Newsletters et démarchage essentiellement. Faîtes un petit épurage. Dans les prochains jours, désinscrivez-vous (enfin) de ces newsletters que vous n’avez plus lu depuis des années.

  • Oubliez les dossiers (et sous dossiers) : La plupart du temps, lorsque vous cherchez un mail vous allez directement dans la barre de recherche. C’est simple, rapide, efficace. Alors, ne perdez pas votre temps avec la classification.

  • Programmez vos meetings hyper simplement : utilisez un outil pour éviter les aller-retour interminables. Les 2 plus connus ? You can book me et Calendly (plus abordable).

Envie d’aller plus loin ? Tapez Inbox Zéro sur Google ou Youtube, il y a des milliers de ressources et conseils de personnes ayant déjà adopté cette méthode.

03 - Devenir un as du clavier

Fini de se balader avec la souris sur son écran. Double-cliquer sur une application pour l’ouvrir, cliquer sur “+” pour lancer une nouvelle page, cliquer sur la croix pour fermer un onglet, etc… Bye bye tout ça. Il existe une technique, appelée “keyboard first”, qui consiste à utiliser votre clavier pour optimiser votre temps. Les résultats peuvent être impressionnants . Oui, il est possible de faire presque tout avec des raccourcis. 

Voilà quelques tips :

  • Les basiques : Pour ceux qui n’ont pas l’habitude, sur chaque ordinateur, outil en ligne, navigateur, il existe des dizaines (voir des centaines) de raccourcis clavier. Voici quelques liens pour les classiques : Gmail, Mac, PC, Excel, Slack, Trello, Adobe. Vous utilisez d’autres outils ? Enquêtez sur Google, il existe forcément une liste des meilleurs raccourcis clavier à connaître pour gagner du temps.

  • Apprendre par le jeu : Pas envie de bachoter chaque raccourci ? Voilà une petite pépite . Il existe un jeu qui permet de mémoriser hyper efficacement les meilleurs raccourcis clavier. Attention, il faut une bonne concentration.

Et sinon, ce jeu a été créé par un super outil, que l’on ne pouvait pas ne pas vous partager. On nomme : Superhuman. Tout est pensé pour ne jamais (ou presque) utiliser sa souris. L’élément central de l’outil ? Une barre de recherche. Elle permet ensuite d’accéder à l’ensemble des fonctionnalités. 

Et voici justement quelques exemples :

  • La fonction “Snooze” : Quand vous activez, elle fait donc disparaître un e-mail de votre boîte jusqu’à un moment que vous avez défini comme plus approprié (cf la méthode Inbox zero citée plus haut).

  • La sidebar : une colonne apparaît sur la droite et vous permet d’ajouter une flopée d’informations sur votre interlocuteur (comme un bon outil de service client).

  • La classification : Créez dans Gmail un onglet consacré à certains types de notifications. Tout ce qui concerne votre agenda par exemple. Ou tout ce qui concerne vos documents de travail ? Simple et très pratique.

  • Le “Unsubscribe” : On vous parlait plus haut des souscriptions de newsletters. Avec Superhuman, il existe un raccourci clavier pour vous désabonner en deux clics des newsletters qui ne vous intéressent plus.

  • L’option agenda : Quand vous évoquez une date dans votre email, Superhuman affiche automatiquement votre planning. Très utile si vous souhaitez programmer un meeting ou une plage de travail.

Il existe de nombreuses autres fonctionnalités à découvrir. Le seul inconvénient de cet outil en ligne ? Le prix est de 29 dollars/mois. C’est un petit luxe qui peut s’avérer très utile. Si vous êtes nouveau sur le sujet, commencez déjà par les premières étapes présentées plus haut et voyez ensuite.

04 - L’art de la “to-do”

Vous aussi vous faites des listes ? Cela vous permet d’organiser vos idées ? Pour vous aider, il existe là aussi de nombreux outils. De notre côté il y en a 2 qui nous ont particulièrement marqué :

  • Remember the milk – Cette application assez user friendly permet de créer des listes intelligentes. Elle filtre automatiquement les tâches en fonction de différents critères (mot-clé, échéance, niveau de priorité….). Comme beaucoup d’outils aujourd’hui, elle peut également être pluggée sur Gmail, Google Agenda, Evernote, Siri et Twitter. Vous pouvez également l’utiliser pour programmer des rappels qui vous seront envoyés par SMS, messagerie instantanée ou Twitter (*attention quand même à ne pas vous recréer des notifications – cf plus haut 😉*).

  • Notion : C’est pour nous, et de loin, la meilleure application pour gérer des connaissances, mais également sa todo. On ne va pas tout détailler, mais voici un article très très bien écrit et complet sur le sujet. La très bonne nouvelle ? L’entreprise a récemment annoncé que l’application était dès à présent gratuite pour toute personne qui l’utilise dans le cadre d’un usage personnel.

La to-do est un format idéal pour préparer son plan détaillé de la journée et la semaine à venir.

05 - Prioriser les tâches

Cela peut paraître logique, et pourtant, au quotidien ce n’est pas forcément le plus évident à mettre en place. En tant qu’indépendant, vous allez être amené chaque semaine à gérer de multiples projets et activités en parallèle. Il sera alors primordial d’adopter une bonne organisation, de prioriser les tâches, selon les critères que vous aurez défini (urgence, importance, etc.).

Quelques conseils : 

  • Définissez des critères de priorisation (prospect vs client récurrent, mission court terme vs long terme, urgence et délai de la mission)

  • Établissez un ordre de priorité selon les critères définis. Le projet le plus important n’est pas forcément le plus urgent

  • Faites un planning à la semaine, et si besoin à la journée, de ce qui est le plus urgent (et n’oubliez pas les temps de pause)

  • Évitez la procrastination des tâches qui vous plaisent moins (et le fameux report de todo en todo, qui aura tendance à vous saturer le cerveau)

  • Préférez faire une tâche à fond (avec une concentration à 100%) plutôt que plusieurs choses en même temps, vous gagnerez alors beaucoup en efficacité. 

06 - Déléguer, quand c’est possible

Parfois, cela a du bon de laisser d’autres personnes prendre le relai. Voici deux conseils pour le faire dans les bonnes conditions : 

  • Classifiez et documentez : En tant qu’indépendant, vous êtes multitâche et gérez au quotidien une large variété de sujets. Certains peuvent être très chronophages, d’autres vous n’avez pas de valeur ajoutée particulière à les faire. Dans ces cas-là, déléguez. La priorité ? Documenter chacun des sujets (guide pratique, FAQ, feuille de route, etc…) afin de pouvoir passer la main facilement le moment venu.

  • Automatisez les processus : Grâce aux logiciels et aux outils, il est désormais possible d’automatiser une grande partie des sujets (prospection, gestion de l’agenda, prise de note etc…). Analysez les tâches qui vous prennent du temps et celles qui pourraient être optimisées. Ainsi pas besoin de déléguer, simplement besoin d’automatiser le tout. Cela nécessite un peu de travail au début mais se traduit par un grand confort pour la suite.

  • Déléguez quand nécessaire : Il peut être tentant de vouloir tout faire soi- même. Au début, cela permet de bien appréhender l’ensemble du sujet. Au bout de quelques semaines, il est fort possible que vous vous rendiez compte que ce n’est pas viable sur le long terme. Vous allez vite identifier des tâches chronophages, non liées à vos compétences. Déléguez celles-ci en priorité. Le plus précieux dans votre vie d’indépendant ? Le temps. Déléguez est la chose à faire.

Bon à savoir : En tant qu’indépendant, vous avez pas mal d’autres choses à gérer que le travail pur (administratif, comptabilité, devis, factures) pendant votre semaine. Ce n’est pas la partie la plus passionnante, et c’est en partie pour cette raison que le portage salarial existe. Embarq prend ainsi en charge ce volet de votre activité, vous n’avez plus qu’à vous concentrer sur vos missions. D’ailleurs, nous avons développé une application pour vous faciliter votre vie de salarié porté. 

07 - Choisir les bons outils

En quelques années, des centaines d'outils ont été développés pour favoriser la productivité (concentration, optimisation, gestion). Ils deviennent par ailleurs, chaque jour, de plus en plus complets et performants. Ces outils peuvent être de véritables alliés pour gagner du temps, du confort et de la productivité au quotidien. 

Voici quelques conseils : 

  • Profitez des versions d’évaluation afin de tester les outils. En effet, le choix des outils dépend de votre sensibilité et de votre métier. Faites vous votre propre avis.

  • Gardez en tête que ces outils doivent vous faire gagner du temps, et pas l’inverse 

  • Sélectionnez uniquement ceux qui vous apportent le plus. Ce sera plus facile à gérer et par ailleurs moins coûteux

  • Pensez aux interconnexions entre les outils. L’efficacité de certains peut être décuplée en les connectant à d’autres. N’hésitez pas à faire plan, croquis, workflow, afin de voir comment optimiser les outils entre eux.

Et puis parfois, un simple cahier, un agenda et un crayon peuvent aussi très bien faire l’affaire.C’est à vous de tester et de voir ce qui vous convient le mieux !

08 - Savoir dire non

On enfonce des portes ouvertes, et pourtant. Savoir dire non peut parfois être beaucoup plus compliqué que ça en a l’air. Apprenez à maîtriser votre temps et votre charge de travail. Ne dérogez pas à votre plan du jour. Gérez vos demandes entrantes en fonction de votre disponibilité réelle. On parle ici à la fois de demandes pour des projets, mais aussi de tous types de demandes annexes (interruptions, bricolage, question inopinée). Votre refus ne sera pas critiqué s'il est compris et qu’il a du sens. Par ailleurs, vous gagnerez en tranquillité d’esprit, plutôt que d’être engagé sur quelque chose ou vous savez que vous n’aurez pas le temps d’avancer. D’un point de vue extérieur, vous y gagnez également. La personne saura que quand vous vous engagez, c’est que vous êtes disponible et que vous pourrez ainsi tenir parole. Ce sera bénéfique pour vous et permettra de valoriser votre fiabilité et vos compétences. Vous serez par ailleurs bien plus productif.

09 - Un rythme à votre image

Au-delà de l’emploi du temps et du rétroplanning des missions à accomplir, il convient de vous organiser à l’échelle d’une journée. Et pour ça, rien de mieux que de faire des tests et d’analyser l’impact sur votre productivité. Certains sont beaucoup plus productifs le matin, d’autres plutôt en fin de journée. Certains préfèrent avancer d’une traite, d’autres faire une pause ou une sieste au cours de la journée pour mieux repartir après. Il n’y a pas de modèle parfait. Le meilleur rythme est celui qui vous convient, celui à votre image. Cela peut prendre du temps, et nécessiter pas mal d’étapes pour la mise en place, mais le résultat est toujours bénéfique.

Bon à savoir : Il y a quelques années, une idée a émergé : le concept de "miracle morning”. Certaines personnes affirment en effet qu’elles seraient bien plus productives le matin. De ce fait, elles conseillent également de se lever plus tôt, avant sa journée de travail et d’aller au bureau, pour démarrer par des activités plus inspirantes (sport, lecture, etc…). C’est une méthode qui peut convenir à certains et leur permettre de booster leur efficacité et activité. Mais cela peut aussi ne pas être du tout adapté à d’autres. Renseignez-vous, lisez sur le sujet, discutez-en autour de vous, faites votre propre petite enquête, prenez une pause pour prendre du recul.

À vous de jouer 

Alors, partant pour adopter quelques-uns de ces gestes et conseils dans votre routine ? On espère que ces idées vous auront aidé et que les résultats seront au rendez-vous. Cela devrait normalement vous aider à booster votre productivité au quotidien, et à pouvoir construire le rythme de vie qui vous convient. 


Au fait, cette thématique vous a intéressé ? Vous avez d’autres astuces à partager pour devenir plus productif ? Des idées d’outils à partager ? N’hésitez pas à nous écrire directement par mail !

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Écrit par Clément

Publié le 08/07/2020

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