Comment mener un entretien professionnel ?

L'entretien professionnel est bénéfique autant pour l’employeur que pour le salarié. Raison pour laquelle, il est indispensable d’en organiser systématiquement un tous les ans ou tous les deux ans au plus tard.

Mais pour qu’ils soient vraiment constructifs, il est essentiel de bien les préparer et de savoir les conduire. Découvrez comment bien mener des entretiens professionnels.

Qu’est-ce que l’entretien professionnel ?

Il est important de souligner, avant tout, que l’entretien professionnel et l’entretien annuel d’évaluation désignent deux choses totalement différentes. L’entretien professionnel annuel dont il est question ici n’est pas réalisé dans le but d’évaluer le salarié. Il s’agit d’une entrevue qui doit être organisée de manière périodique, pendant laquelle le salarié et l'employé vont faire le point ensemble. Et cela, afin d’améliorer la collaboration. 

Entretien professionnel : dans quel but ?

Les entretiens professionnels sont-ils obligatoires ?

Selon la loi n°2014.288 publiée le 5 mars 2014, l’entretien professionnel est obligatoire dans le cadre de la Réforme de la formation professionnelle. L’employeur est tenu d’en organiser un au moins tous les deux ans, et d’en informer tous ses salariés au préalable. Ces derniers peuvent toutefois en solliciter un bien avant le délai réglementaire en cas de besoin. Et ce, qu’ils soient intérims, employés mis à disposition ou sous-traitants.

Quelles sont les différentes techniques d’entretien ?

Dans le cadre d’un entretien professionnel, trois techniques d’entretien peuvent être utilisées: l’entretien non-directif, l’entretien directif et l’entretien semi-directif.

L’entretien non-directif

On parle de technique non-directive lorsque l’entretien est dirigé par le salarié et non par l’employeur. C’est donc le cas de figure qui se présente lorsque l’entrevue professionnelle est initiée par l’employé. Dans ce genre de situation, c’est ce dernier qui va choisir le sujet ou les sujets à aborder, et lui seul. Le rôle de l’employeur sera alors de fournir une écoute active et de rebondir sur les thèmes abordés par la personne qui a demandé l’entretien. Et ce, sans jamais sortir de son ou ses sujets principaux.

L’entretien semi-directif

On parle de technique  semi-directive lorsque l’entretien est dirigé et initié par l’employeur. C’est donc le cas de figure qui se présente pour les entretiens professionnels qui ont lieu tous les deux ans. L’employeur se chargera de la conduite de l’entretien. Il devra le préparer à l’avance et définir au préalable chaque thème à aborder. Mais son interlocuteur pourra y participer librement en donnant des explications, son avis, etc

L’entretien directif

La technique directive s’applique aussi lorsque l’entretien est dirigé et initié par l’employeur. A la différence de la technique semi-directive, il ne s’agit pas ici de débat. La plupart du temps, la personne qui doit mener les entretiens aura pour rôle de poser des questions fermées. Le salarié, quant à lui, doit se contenter de répondre par oui ou par non, ou choisir parmi plusieurs options de réponses proposées au préalable. L’objectif de ce type de technique est de pouvoir obtenir des données qualitatives.

Quelles sont les étapes à suivre pour mener à bien un entretien ?

L’entretien professionnel dure généralement une heure ou une heure trente. Il doit normalement se faire au sein de l ‘entreprise même et en présentiel. Pour ne pas perdre de temps et veiller à ce que l’échange soit constructif, il est essentiel de préparer à l’avance : 

Idéalement, faites une trame détaillée du déroulement de l’entretien. Cette dernière sera utilisée comme fil conducteur et permettra de se recentrer, à chaque fois, sur l’essentiel.

Le déroulement de l’entretien

A priori, pour que l’entretien se passe bien, il faut suivre les étapes ci-dessous : 

Les documents nécessaires

Puisque l’heure est au bilan, il est essentiel d’avoir toutes les informations nécessaires à jour et à portée de main. Voilà pourquoi, plusieurs documents doivent être préparés à l’avance par le salarié et être amenés lors de l’entretien : 

S’il est fourni avant le jour J, le document de préparation de l’entretien doit aussi être apporté, dûment rempli par le salarié. Normalement, outre des informations basiques comme le poste occupé, l’ancienneté, la durée du contrat, on demandera aussi au salarié d’y préciser: