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Freelance : les frais déductibles de vos revenus d’activité

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Écrit par Charlyne

Publié le 29/03/2022

Le calcul du salaire net d’un travailleur indépendant dépend de nombreux paramètres, dont le type d’activité, les cotisations sociales à verser et la fiscalité des revenus. Mais il faut aussi compter sur les dépenses relatives à l’exercice de l’activité professionnelle, comme l’achat de matériel ou les déplacements. C’est ce qu’on appelle les frais professionnels. Certains d’entre eux sont déductibles de vos revenus et d’autres sont remboursés et pris en charge par votre client. On va se concentrer ici sur les frais déductibles qui sont un moyen de réduire votre base imposable et augmenter votre salaire net (voir à ce propos notre article « freelance et rémunération »). Quelles sont les règles qui s’appliquent ? Quels sont les frais déductibles pour un freelance ?

Frais professionnels déductibles en freelance : comment ça fonctionne ?

Les travailleurs indépendants ont la possibilité de déduire des frais de leur revenu imposable sous certaines conditions. Pour un freelance, ces frais déductibles peuvent faire une grosse différence en fin d’année, surtout lorsque l’activité professionnelle génère des dépenses importantes. Il est donc crucial de comprendre comment fonctionnent ces frais professionnels déductibles.

Les conditions relatives à la déductibilité des frais professionnels

Il y a trois règles à respecter pour pouvoir déduire des frais professionnels de vos revenus d’activité :

  • Seuls les frais engagés dans le cadre de l’activité, ou rattachés à la gestion normale de la mission, sont éligibles. Pas question de déduire l’achat d’une planche de surf si vous êtes freelance informaticien !

  • Ces dépenses doivent avoir un caractère réel et être justifiées à l’aide de pièces adéquates, en particulier des factures, des notes de frais, des tickets de caisse ou des reçus.

  • Les frais doivent avoir été engagés au titre de l’année d’imposition, selon le principe d’annualité de l’impôt.

À noter que certains frais déductibles en freelance peuvent être engagés jusqu’à 6 mois avant la création de l’activité.

Les différents cas de figure en fonction du statut juridique du freelance

Pour un freelance, les frais déductibles ne fonctionnent pas toujours de la même manière. Tout dépend du statut juridique : les entrepreneurs individuels et les gérants/associés uniques dans le cadre d’une SASU ou d’une EURL peuvent déduire leurs frais en reportant sur leur société les dépenses engagées. Mais ce n’est pas le cas de tous les freelances.

Frais déductibles et micro-entreprise

Ainsi, en micro-entreprise, un abattement forfaitaire s’applique de façon automatique aux bénéfices déclarés aux impôts. Cet abattement est censé couvrir les frais engagés. Il varie en fonction du type d’activité :

  • 71 % du chiffre d’affaires pour les activités de vente ou de fourniture de logements.

  • 50 % pour les prestations de services relevant des BIC.

  • 34 % pour les activités libérales relevant des BNC.

Les frais déductibles du freelance auto-entrepreneur ne le sont donc pas pour leur valeur réelle. Il existe deux façons de compenser : augmenter son TJM freelance (en faisant attention aux plafonds de chiffre d’affaires) ou pratiquer les frais de débours (une opération complexe dont il faut informer les clients en amont).

Déductibilité des frais en portage salarial

Dans le cadre du portage salarial, il est possible de déduire un certain montant de frais engagés dans le cadre de l’activité et pour le compte du freelance. La politique autour des frais déductibles est strictement encadrée par l’URSSAF qui fixe une limite de 30 % du salaire brut, à condition de présenter des justificatifs (là encore : factures ou notes de frais, par exemple). Le montant correspondant est intégré au calcul de la rémunération nette du salarié porté.

Ces dépenses sont assimilées à des frais de fonctionnement. Elles concernent par exemple la recherche de nouveaux clients, l’acquisition de matériel ou les déplacements.

En tout état de cause, la question des frais déductibles en freelance est complexe et chaque société de portage peut se réserver le droit d’être plus restrictive que la réglementation URSSAF afin d’éviter tout abus ou limiter le risque de redressement. En tant qu’indépendant à son compte, vous avez tout intérêt à échanger à ce sujet avec votre expert-comptable avant de remplir votre déclaration fiscale.

Quels sont les frais déductibles pour un freelance ?

Frais de déplacement, de repas, d’achat de matériel, de fonctionnement : quels sont les frais déductibles pour un freelance ? Quelles dépenses peuvent être déduites du montant soumis à l’impôt sur le revenu ?

Avant toute chose, il s’agit de faire une distinction entre les frais professionnels (dit déductibles) et les frais de mission refacturablse. Ces derniers sont indissociables de la prestation réalisée par le travailleur indépendant, comme le fait de devoir acquérir un outil particulier pour mener la mission à bien. Ils sont intégrés au contrat de prestation signé avec l’entreprise cliente. Les frais déductibles du freelance, eux, sont exonérés de cotisations sociales et ne rentrent pas dans l’assiette du revenu net imposable.

Voyons quels sont les principaux frais professionnels déductibles.

Les frais d’achat de matériel

Les frais engagés au titre de l’achat de matériel peuvent concerner différentes choses :

  • les fournitures de bureau (stylos, papier, cartouches d’imprimante et autres) ;

  • le matériel informatique (hardware et software) ;

  • l’outillage ;

  • le mobilier de bureau ;

  • les produits de nettoyage et d’entretien ;

  • les ouvrages et les documents pédagogiques ; 

  • les abonnements aux revues professionnelles ; 

  • les tenues spécifiques (dans les domaines du sport ou de la santé, par exemple).

Le point commun à tous ces frais déductibles en freelance ? Ils doivent être rattachés à l’activité professionnelle et/ou à la gestion de l’entreprise.

Pour les biens d’une valeur inférieure à 500 €, la déduction se fait lors de l’année de référence. Pour tout achat supérieur à ce montant, la déduction se fait sur les trois années qui suivent, via le mécanisme de l’amortissement.

Enfin, en cas d’usage mixte (professionnel et personnel), la déduction se fait au prorata sur la base de 50 % de la valeur d’achat.

Les frais de fonctionnement

Les frais de fonctionnement désignent les dépenses nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. Pour un freelance, ces frais déductibles sont liés au lieu où il exerce son activité, en particulier le montant du loyer pour le bureau ou l’espace de coworking qu’il loue.

Sauf que les freelances travaillent très souvent chez eux. Là aussi, il est possible de déduire des revenus une partie des frais engagés, à condition de distinguer avec rigueur ce qui relève du « professionnel » et du « personnel » dans le logement, en séparant la pièce qui sert de bureau et la part d’électricité et de chauffage qui la concerne. En cas de contrôle fiscal, vous aurez à expliquer votre méthode de calcul : mieux vaut demander conseil à votre comptable.

Les frais de déplacement

Pour un freelance, les frais déductibles au titre des déplacements concernent l’exercice de l’activité, mais pas les trajets entre le domicile et le travail.

Si vous avez une voiture personnelle ou de fonction, les frais sont déductibles en fonction d’un barème d’indemnités kilométriques défini par le législateur : il dépend de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue.

L’achat ou la location d’un véhicule de fonction peut aussi faire l’objet d’une déduction, dans certaines limites.

Les frais de repas

Pour pouvoir déduire vos frais de bouche, vous devez justifier de l’impossibilité de rentrer prendre vos repas à domicile. Seules les dépenses supérieures à la valeur d’un repas pris à la maison sont prises en compte, et cette valeur est fixée par l’administration chaque année : 5,00 € en 2022, avec un plafond de 19,40 €.

Pour plus de simplicité et pour palier au changement de lieu de travail, chez Embarq nous avons décidé de mettre en place les titres restaurant. Si vous décidez d’activer le service, 11 euros (i.e. valeur faciale du titre restaurant) par jour travaillé seront crédités sur votre carte restaurant.

Néanmoins, la possibilité de bénéficier de ces frais déductibles, pour un freelance, peut aussi dépendre de l’existence ou non d’un mode de restauration collective sur le lieu de travail ou à proximité immédiate.

Quant aux repas professionnels (avec des fournisseurs ou des clients), une part de la note peut être déduite ou remboursée au titre des frais professionnels.

Notez qu’il existe d’autres frais professionnels qu’un freelance peut déduire de ses revenus, comme l’hébergement (lorsque la mission se déroule à plus de 50 kilomètres du domicile) ou la formation.

La question de la TVA pour un travailleur indépendant

Pour finir, faisons un point sur la TVA, qu’il est possible de récupérer lorsque vous effectuez des achats professionnels. Il ne s’agit pas de frais déductibles en freelance, mais cette option influe sur le montant de votre rémunération. Quelques éléments à retenir :

  • La TVA sur les achats peut être récupérée à condition de produire une facture justificative indiquant le montant de la taxe et précisant les biens ou services acquis. Ceux-ci doivent être en lien avec l’activité professionnelle.

  • L’auto-entrepreneur exerce en franchise de TVA et ne peut donc pas la récupérer en deçà d’un seuil de bénéfice (34 400 € pour les activités de service, 85 800 € pour les activités de ventes de marchandises).

  • En portage salarial, certaines sociétés de portage proposent de récupérer la TVA sur les frais professionnels et d’en faire bénéficier le salarié porté sous certaines conditions. Néanmoins cette pratique rentre dans une zone grise réglementairement parlant et soulève un réel problème de gestion.

Les conditions dans lesquelles vous pouvez déduire vos frais professionnels en tant que freelance sont nombreuses et complexes. N’hésitez pas à nous consulter ou demander à votre comptable si vous êtes à votre compte.

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